טיפים שכדאי לקחת בחשבון לפני שחושבים על השכרת משרדים

שכירת משרד היא צעד משמעותי במיוחד עבור כל עסק או פרילנסר. ראשית, מדובר בהוצאה כספית חודשית משמעותית למדי, ולפעמים אפילו כזו שמהווה חלק נכבד מסך ההוצאות של העסק או העצמאי. שנית, למקום שבו מתבצעת העבודה ישנה השפעה ניכרת על התחושות במהלך העבודה, שביעות הרצון של העובדים ועפ”י מחקרים עדכניים כל אלה משפיעים גם על הפרודוקטיביות במידה בלתי מבוטלת.

המסקנה: כדאי לפעול עפ”י הכלל של חז”ל, סוף מעשה במחשבה תחילה, ולהשקיע זמן ולהתעמק בכל הדברים שרצוי לקחת בחשבון לפני ששוכרים משרד, וגם להתעדכן בחידושים בתחום כמו למשל הקונספט שהופך פופולרי יותר מיום ליום, חללי עבודה משותפים.

לפני הכל: אתם בטוחים שאתם צריכים משרד?

עוד לפני שאתם מחפשים משרדים להשכרה בתל אביב או בכל מקום אחר בארץ, כדאי לעצור לרגע ולחשוב האם אתם באמת זקוקים למשרד.

עבור חברת ייעוץ פיננסי שמעסיקה 10 כלכלנים ומקבלת לקוחות השאלה הזו מן הסתם מיותרת, אבל מה לגבי פרילנסר בתחום עיצוב אתרי אינטרנט? או סטארט-אפ צנוע שזה עתה החל לפעול וכרגע הוא מורכב מ-3 חבר’ה ו-3 לפטופים? וישנן כמובן עוד דוגמאות למקרים שבהם יש צורך במקום עבודה – אבל לא בהכרח יש צורך במשרד קבוע.

לא זקוקים לקביעות? מה דעתכם על חלל עבודה משותף?

אם כמו בדוגמאות הנ”ל אתם לא זקוקים למשרד באופן קבוע אלא רק מעת לעת, כדאי גם לכם לחשוב על האופציה של חללי העבודה המשותפים.

קונספט זה של השכרת משרדים, שכאמור הופך רווח יותר מיום ליום, מאפשר לכם לשכור חלל עבודה שמתאים בדיוק לצרכים שלכם ורק בפרקי הזמן שבהם אתם באמת זקוקים לו.

בנוסף מאפשר חלל עבודה משותף ליזמים, פרילנסרים, מעצבים, אדריכלים, רואי חשבון עצמאיים, כלכלנים שיצאו לדרך עצמאית וכו’ ליהנות מאינטראקציות בין-אישיות רבות ומגוונות עם אנשי עסקים וחברות אחרות ששוכרות משרד בדרך החדשנית והמשתלמת.

המפגשים עם האנשים הרבים מאפשרים יצירת שיתופי פעולה כדאיים לכל הצדדים ובנוסף הופכים את יום העבודה למעניין יותר – וכאמור מחקרים רבים כבר גילו שסביבת עבודה נעימה ומעצימה תורמת הן לפרודוקטיביות והן לאיכות החיים באופן כללי.

כדאי להתגמש לגבי המיקום, כל עוד קל לכם להגיע אליו

בכל מקרה של שכירת משרד – בין אם מדובר על הדרך ה”רגילה” של משרד שמשמש אתכם ואת העסק שלכם מדי יום והוא רק שלכם, ובין אם מדובר על משרד משותף שבו אתם עובדים רק כשאתם באמת זקוקים למקום לעבוד בו – מומלץ להתגמש לגבי המיקום, וזאת בתנאי שמדובר במקום נגיש שקל לכם להגיע אליו.

אין סיבה אמיתית לדבוק רק בבנייני משרדים מהודרים (שבהם עלות שכירת המשרד עלולה להיות גבוהה מאוד) או באזור מסוים, אם כי כן כדאי שהסביבה תהיה מעניינת וכיפית, וזאת כחלק מהוספת עניין ופאן לכל יום עבודה.

האם שטח המשרד הוא ברוטו או נטו?

עוד לפני שאתם מגיעים להתרשם במו עיניכם ממשרד שמוצע להשכרה ונראה מתאים לצרכיכם, ודאו אם השטח המוצהר הינו ברוטו או נטו. לעתים ישנו פער משמעותי בין הברוטו לבין הנטו, ומשרד שעל הנייר נראה מספיק גדול עבור הצרכים שלכם מתגלה כקטן מדי – שאלה פשוטה תחסוך לכם זמן יקר.

האם ישנן הוצאות נוספות סביב השכרת המשרדים?

השכרת משרדים באופן קבוע מובילה להוצאות נוספות – חד פעמיות (למשל תשלום למתווך) וקבועות (דמי ניהול, ארנונה, מים, חשמל, תשתיות תקשורת שונות ועוד). חשוב לכלול אותן בחשבון כדי לדעת האם האופציה באמת משתלמת לכם, או שמא כדאי לקפוץ על ההזדמנות שמציע ayeka – מרחב עבודה משותף טרנדי ואיכותי בין נווה צדק לפלורנטין – ולשלם רק עבור המרחב עצמו.